Cualquier profesional, autónomo o empresario se ha hecho esa pregunta alguna vez en su vida. No cobrar las facturas impagadas si estas se acumulan –como era el caso de nuestro cliente– puede suponer que tengamos que cerrar nuestro negocio. Tal y como está configurado el sistema en España generalmente, en estos casos antes de cobrarlas el emisor de la factura ha tenido que presentarlas ante la Agencia Tributaria y afrontar el pago de los impuestos que de ellas se deriven. Lo que significa que estamos adelantando un dinero que no sabemos si vamos a cobrar.

Te damos algunas ideas para que reclames estas facturas y distintas vías para hacerlo.

Reclamar facturas impagadas por la vía amistosa:

• Busca la empatía de ese cliente, hazle que entienda que tu negocio también depende de pagos como el suyo. Aunque se lo hayas dicho y reclamado el pago en persona o en una llamada de teléfono, es recomendable que le mandes también un mail.
• Si te pone mil excusas o te asegura que “ya te pagará”, procura concretar fecha de pago y que te lo ponga por escrito. Un mail puede servir como justificante.

Fraccionar la deuda es una opción viable en casos en los que el deudor nos ponga muchas dificultades. Es mejor negociar un plan de pagos en unos plazos consensuados por las partes que quedarnos con las facturas impagadas. Pregúntale cuánto estaría dispuesto a pagar al mes, o cuánto se puede permitir y concretad las fechas exactas en un documento.

Si intentamos esta vía amistosa para cobrar las facturas impagadas y aún así no nos pagan ni reconocen la deuda, debemos pasar a la siguiente vía. El proceso monitorio. La última opción pasaría por recurrir de manera ordinaria a un juzgado y debemos intentar evitarla, sobre todo si las cantidades no son muy grandes.

Reclamar una factura impagada por el proceso monitorio:

• Las facturas impagadas tienen un plazo de prescripción de 5 años cuando se trata de facturas entre empresas, profesionales o autónomos; de 3 años si es una persona particular y de 4 años si se trata de la Administración pública. Eso no significa que el cliente moroso ya no tenga que pagarla, sino que el emisor pierde la oportunidad de reclamarla oficialmente.
• Este procedimiento está regulado por la Ley de Enjuiciamiento Civil y se convierte en un proceso rápido por el que reclamamos las deudas ante los tribunales civiles y que se resolverá a través de un juicio sencillo en el que se exige el pago de esa deuda.
• Para poder recurrir al proceso monitorio la fecha de la factura debe estar vencida. Por eso, es muy importante que al hacer las facturas incluyas las fechas de vencimiento. Es algo que no se hace habitualmente. Las facturas vencen formalmente en un plazo máximo de 60 días cuando se trata de una transacción entre empresas y profesionales.
• En este proceso deberás presentar toda la documentación que tengas de la transacción llevada a cabo por la que se han generado la factura o facturas impagadas. Insistíamos que en la vía amistosa se deje constancia de la reclamación de la deuda por escrito, y esa insistencia se debe a que si llegas al proceso monitorio deberás presentar esos documentos y mails. 


Si la deuda es menor a 2 mil euros no necesitas ir acompañado de un abogado en el proceso ni contar con un procurador. Deberás presentar la solicitud en el juzgado de primera instancia que corresponda al domicilio del deudor. Ellos serán los que reclamen la deuda y establezcan un plazo de 20 días para hacer efectivo el pago o presente alegaciones. A partir de ese momento pueden pasar diferentes opciones. La mejor es que el cliente responda y pague su deuda, y la peor que se niegue a hacer frente a la misma y la reclamación llegue hasta un juicio normal.

En González Abogados y Asesores, aunque la deuda no llegue a los 2 mil euros, solemos encargarnos de este proceso cuando nuestros clientes lo necesitan. Entendemos que hay procesos que aunque puedan parecer sencillos son tediosos y requieren determinados conocimientos y tiempo. Hay otras formas de reclamar una factura, como un requerimiento notarial, pero todas ellas suelen generar gastos y nadie te garantiza que vayas a cobrar la deuda. Por eso, sí puedes, aunque tengas la sensación de que te pones pesado, intenta llegar a un acuerdo por la vía amistosa.

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Todos nos topamos inevitablemente de cuando en cuando con algún que otro cliente moroso. Gracias a ello, con el paso de los años y la suma de experiencias, la mayor parte de los empresarios podemos detectar cada vez antes las señales de alarma que indican que alguien es de fiar y rápidamente tomamos medidas para no vernos afectados por las desagradables consecuencias de los impagos.

Sin embargo, no siempre la ausencia de ciertos ingresos está motivada por alguien que decide a conciencia no pagarnos por nuestros servicios o productos. En más ocasiones de las que uno podría pensar, un negocio se queda corto de efectivo por no haber incorporado unas rutinas adecuadas para su funcionamiento. Si te afecta actualmente esta situación que describo o quieres evitar que te ocurra en un futuro, te propongo algunas prácticas que te ayudarán a tomar control de la economía de tu empresa y que te ahorrarán algún dolor de cabeza…

EMITE FACTURAS CLARAS
Una de las claves para cobrar cuanto antes consiste en presentar al cliente una factura detallada y clara. Huye de términos imprecisos y evita errores u omisiones en datos que obligatoriamente deben aparecer en todas las facturas. De esta manera, te ahorrarás excusas o malentendidos.

ENVÍA TUS FACTURAS CON ANTELACIÓN
Asegúrate de no retrasarte con el envío de tu factura e incluso intenta mandarla con antelación. De esta manera, tu cliente podrá tenerte en cuenta y organizar mejor sus pagos. Además, si tuviese cualquier pregunta o detectase un error, tendrías tiempo de rectificarla sin que el pago se retrasase.

SEGUIMIENTO PASADOS UNOS DÍAS
Si después de haber llevado a cabo los dos pasos anteriores, das por terminada tu labor, probablemente se quede una parte de tus facturas sin cobrar. Y es que el seguimiento de las mismas es una tarea indispensable para evitar que la consecuencia de un despiste o un error por parte del cliente afecte negativamente a la actividad de tu PYME.

RECORDATORIOS AMISTOSOS
Si una vez que realizas el seguimiento te encuentras con que determinadas facturas no han sido abonadas tras haber pasado su fecha de vencimiento, no te queda otro remedio que contactar a tu cliente y averiguar qué ha pasado. Es posible que te parezca incómodo, pero es mejor esa pequeña incomodidad que el hecho de que te encuentres sin efectivo cuando toca pagar impuestos o los seguros sociales, ¿no crees?

EL LUNES, EL MEJOR DÍA
Si has de recordar a un cliente que te abone tu factura, por favor no pierdas tu tiempo intentándolo en un viernes. El día ideal es el lunes y, a ser posible, a primera hora de la mañana. Si te dispones a hacerlo a final de la semana, probablemente se quede entre las últimas tareas y acabe sin hacerse la tan necesaria transferencia.

¿A lo largo de tu trayectoria te has hecho con un truco infalible para tener tu economía al día? ¿Te cuesta llevar a cabo alguno de estos puntos en particular y necesitas más ideas o ayuda? No dudes en mandarnos un correo o en dejar tu comentario en la Fanpage de González Abogados y Asesores. Y si este artículo te ha parecido útil, te invito a compartirlo…

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