Hace unos días uno de nuestros clientes llegó al despacho muy preocupado y con una carpeta llena de facturas impagadas que habían sido emitidas con fecha previa y durante el confinamiento. No las había cobrado, pero lo que más le inquietaba es que intuía que muchas de estas facturas no las cobraría nunca. Algunas eran de negocios que ni siquiera han vuelto a abrir, otras de clientes que están pasando por un mal momento económico y algunas de negocios que han cerrado para siempre. Su pregunta no era otra qué: ¿Cómo cobro las facturas impagadas? ¿Qué puedo hacer?
Cualquier profesional, autónomo o empresario se ha hecho esa pregunta alguna vez en su vida. No cobrar las facturas impagadas si estas se acumulan –como era el caso de nuestro cliente– puede suponer que tengamos que cerrar nuestro negocio. Tal y como está configurado el sistema en España generalmente, en estos casos antes de cobrarlas el emisor de la factura ha tenido que presentarlas ante la Agencia Tributaria y afrontar el pago de los impuestos que de ellas se deriven. Lo que significa que estamos adelantando un dinero que no sabemos si vamos a cobrar.
Te damos algunas ideas para que reclames estas facturas y distintas vías para hacerlo.
Reclamar facturas impagadas por la vía amistosa:
- Busca la empatía de ese cliente, hazle que entienda que tu negocio también depende de pagos como el suyo. Aunque se lo hayas dicho y reclamado el pago en persona o en una llamada de teléfono, es recomendable que le mandes también un mail.
- Si te pone mil excusas o te asegura que “ya te pagará”, procura concretar fecha de pago y que te lo ponga por escrito. Un mail puede servir como justificante.
Fraccionar la deuda es una opción viable en casos en los que el deudor nos ponga muchas dificultades. Es mejor negociar un plan de pagos en unos plazos consensuados por las partes que quedarnos con las facturas impagadas. Pregúntale cuánto estaría dispuesto a pagar al mes, o cuánto se puede permitir y concretad las fechas exactas en un documento.
Si intentamos esta vía amistosa para cobrar las facturas impagadas y aún así no nos pagan ni reconocen la deuda, debemos pasar a la siguiente vía. El proceso monitorio. La última opción pasaría por recurrir de manera ordinaria a un juzgado y debemos intentar evitarla, sobre todo si las cantidades no son muy grandes.
Reclamar una factura impagada por el proceso monitorio:
- Las facturas impagadas tienen un plazo de prescripción de 5 años cuando se trata de facturas entre empresas, profesionales o autónomos; de 3 años si es una persona particular y de 4 años si se trata de la Administración pública. Eso no significa que el cliente moroso ya no tenga que pagarla, sino que el emisor pierde la oportunidad de reclamarla oficialmente.
- Este procedimiento está regulado por la Ley de Enjuiciamiento Civil y se convierte en un proceso rápido por el que reclamamos las deudas ante los tribunales civiles y que se resolverá a través de un juicio sencillo en el que se exige el pago de esa deuda.
- Para poder recurrir al proceso monitorio la fecha de la factura debe estar vencida. Por eso, es muy importante que al hacer las facturas incluyas las fechas de vencimiento. Es algo que no se hace habitualmente. Las facturas vencen formalmente en un plazo máximo de 60 días cuando se trata de una transacción entre empresas y profesionales.
- En este proceso deberás presentar toda la documentación que tengas de la transacción llevada a cabo por la que se han generado la factura o facturas impagadas. Insistíamos que en la vía amistosa se deje constancia de la reclamación de la deuda por escrito, y esa insistencia se debe a que si llegas al proceso monitorio deberás presentar esos documentos y mails.
Si la deuda es menor a 2 mil euros no necesitas ir acompañado de un abogado en el proceso ni contar con un procurador. Deberás presentar la solicitud en el juzgado de primera instancia que corresponda al domicilio del deudor. Ellos serán los que reclamen la deuda y establezcan un plazo de 20 días para hacer efectivo el pago o presente alegaciones. A partir de ese momento pueden pasar diferentes opciones. La mejor es que el cliente responda y pague su deuda, y la peor que se niegue a hacer frente a la misma y la reclamación llegue hasta un juicio normal.
En González Abogados y Asesores, aunque la deuda no llegue a los 2 mil euros, solemos encargarnos de este proceso cuando nuestros clientes lo necesitan. Entendemos que hay procesos que aunque puedan parecer sencillos son tediosos y requieren determinados conocimientos y tiempo. Hay otras formas de reclamar una factura, como un requerimiento notarial, pero todas ellas suelen generar gastos y nadie te garantiza que vayas a cobrar la deuda. Por eso, sí puedes, aunque tengas la sensación de que te pones pesado, intenta llegar a un acuerdo por la vía amistosa.
