Si la llegada del final de mes o de los trimestrales llena de estrés y tensión el ambiente de tu empresa y es motivo de horas extra, prueba a seguir estas sencillas pautas…
Hay quienes afirman que no hay nada como unos saludables hábitos. Y en lo que respecta a llevar las tareas de administración de una empresa, en mi opinión, esta afirmación lleva mucha razón. En González Abogados y Asesores en Las Palmas y Telde a menudo somos testigos de cómo en ciertos negocios las horas extra se acumulan en ciertos días o en cómo la falta de organización y rutina es motivo de que la persona emprendedora acabe pagando, literalmente y en concepto de tasas y demoras, el no haber hecho “los deberes a tiempo”.
En el día a día de muchas empresas detectamos 3 factores clave que facilitan o dificultan que una PYME pueda realizar todas las tareas administrativas a tiempo:
SISTEMATIZAR EL ORDEN
Cuando la tarea de “ordenar” se lleva a cabo de una manera integrada en la rutina diaria, cuando papeles y documentación tienen un lugar asignado, y cuando son guardadas directamente en el espacio que les corresponde, el trabajo y el caos no logra acumularse. Para ello, es imprescindible destinar a conciencia un espacio de tiempo diario -o al menos semanal- para asegurarse de que todo ha llegado a su destino. En las empresas en las que hay una persona asignada para dicha tarea, generalmente resulta más sencillo poder hacer frente a todo ello. Pero cuando es una tarea compartida o faltan recursos para la contratación de una persona que se pueda responsabilizar de ello, es comprensible que la labor se dificulte.
DIGITALIZAR
Vivimos en un mundo en el que la digitalización ha provisto a las empresas con innumerables soluciones, programas y aplicaciones que facilitan nuestro trabajo, nos ahorran tiempo y nos permiten simplificar muchas tareas, desde generar facturas, hasta crear planes y cuadrantes, o guardar documentación de manera práctica y sencilla. Resistirse a dicha evolución o no estar abiertos a reciclarnos de manera continuada nos va a frenar más tarde o más temprano en la consecución de nuestros objetivos. En nuestro caso, por ejemplo, ponemos a disposición de nuestros clientes sencillos procesos para hacernos llegar información y documentación a golpe de ratón. También en nuestro funcionamiento interno sobreentendemos que nos toca innovar regularmente para optimizar procesos y lograr mayor calidad y productividad.
LA BASURA A LA BASURA
Por obvio que parezca este enunciado, podemos asegurar que no lo es. En las empresas se genera y se almacena (o se aparca temporalmente) innecesaria basura. Papeles, notas, folletos, bolsas, archivadores y material de oficina, manuales, recordatorios… “por si acaso”. Ser capaces de liberarnos de lo que no nos sirve, nos permite centrarnos en lo importante y crear espacios enfocados en el trabajo, sin interferencias ni contaminación sensorial. El efecto de tener sólo lo que verdaderamente se necesita a mano, de encontrar un lugar adecuado a las cosas y de tirar o dar a quien lo necesite todo aquello que ya no cumple ninguna función para nosotros es un proceso liberador, que tiene consecuencias directas sobre los que trabajamos en dicho entorno y sobre nuestra productividad.
Si sientes que tienes tiempo para esto que te proponemos y que podría darte una mayor calidad de vida profesional el integrarlo en tu rutina, te invitamos a que pruebes a hacerlo y nos cuentes cómo te ha ido. Y si, por el contrario, percibes que te falta tiempo para poner estas prácticas en marcha o necesitas delegarlas en alguien, no dudes en ponerte en contacto con nosotros… ¡podemos ofrecerte un servicio a la medida de tus necesidades!
